Pri poslovanju redno prejemamo, pošiljamo in drugače obdelujemo pomembne dokumente, na katerih pravzaprav temelji poslovanje marsikaterega podjetja. Jasno je, da moramo imeti dober nadzor nad temi dokumenti, kar je pogosto ključnega pomena že za opravljanje same dejavnosti – to je recimo projektna dokumentacija, naročilnice, pa tudi pogodbe o dobavi in podobno. Še več takšnih dokumentov si izmenjujemo pri vodenju poslovanja in upravljanju kadra. Hitro se izkaže, kako pomemben je elektronski arhiv, saj lahko z njim enostavno in učinkovito hranimo pomembne dokumente, ne da bi nam ti zasedali prostor na arhivskih policah.
Kaj je elektronski arhiv in kako deluje?
Elektronski arhiv je lahko precej preprosto računalniško orodje, ki omogoča varno shranjevanje dokumentov v digitalni obliki. Ta osnovna funkcija že ima veliko vrednost, saj moramo nekatere dokumente dlje časa hraniti, pri tem pa se želimo izogniti vsem komplikacijam, ki jih vključuje fizično shranjevanje dokumentacije.
Naprednejši elektronski arhiv ima še druge koristne funkcije, predvsem tiste, ki omogočajo enostaven pregled nad shranjenimi dokumenti ter vpogled v njihovo vsebino. To so lahko zelo elegantni in učinkoviti programi, ki nam močno pomagajo pri poslovanju, predvsem pri sklepanju pomembnih poslovnih odločitev. Tako bomo elektronski arhiv tudi dejansko uporabljali in izkoristili potencial poslovne inteligence.
Programi za elektronski arhiv
Najprej moramo seveda imeti ustrezno programsko opremo, če želimo pričakovati tak rezultat. Na voljo imamo različne rešitve na tem področju, od enostavnih elektronskih arhivov do večjih poslovnih računalniških sistemov, kot je sistem M-Files. Odločamo se seveda na podlagi lastnih potreb, a praviloma je pametno izbrati napreden sistem, ki nam ponuja več funkcij, tudi če vseh morda ne bomo redno uporabljali.
Zelo hitro osvojimo funkcionalnosti elektronskega arhiva in izkoristimo glavne prednosti takšne opreme. Pri preskoku na digitalno arhiviranje torej ni velike bojazni, da bi imeli s tem težave, lahko pa se v tem primeru posvetimo uporabi enostavnejših orodij, ki so zelo prijazna do uporabnikov.